Sharegate Governance: How to Manage a Multifarm Environment ( D – Q – P )

SHWhat can I say about Sharegate? just one thing: It’s extremely easy to create a governance with the BETA tool of Sharegate. In corporates where SharePoint (On-Premises or Cloud) is business critical you’ll need to adopt governance. Working without governance could have dramatic consequences for your business and corporate.

 

According to Wikipedia Governance refers to “all processes of governing, whether undertaken by a government, market or network, whether over a family, tribe, formal or informal organization or territory and whether through laws, norms, power or language”. It relates to processes and decisions that seek to define actions grant power and verify performance.

 

Let’s take the example that you’ll have a Development – Qualifying – and Production environment. And after a solution deployment you need to edit some properties on several sites. And you’ll have to do it for all the environments. If you need to change 10 Document Library properties in D-Q-P, well with a simple trick, you’ll need to do 30 times the same action. Also called the “monkey work”. And I’m pretty sure that you’ll forget some changes on the different environments. You can create a PowerShell script but you’ll never know witch site or library you’ll have to edit, so this can be very awe full work.

So, let’s use Sharegate Governance to see if we can do any site modification without a real user input.

Open Sharegate Governance BETA and add your SharePoint site (On-Premises or Cloud) to the basket.

Sharegate

Take the example that you need to change any property on the Neoxy (Lists and Libraries) site that is hosted on D, Q and P. Before proceeding select your sites and edit them at the same time.

Sharegate

 

After adding your D-Q-P sites to the basket and selecting your Libraries, you have to specify what you want to do on the lists and libraries. You have several options on the dropdown list, but I choose to enable the Versioning and disable the Content Approval.

On my Neoxy Site, where I have my library, which I added to the Basket, I can see that there is no versioning (by default). After selecting your properties hit Next

Sharegate

 

A few seconds later I could see that Sharegate Governance BETA applied the settings on all my environments.

Sharegate

 

If you know that you’ll have to do this several times you can save this as a preset. Under the Find, you can select your Type and add conditions. I’ll add as shown the same condition. I want to have Versioning Enabled on all my Lists and Libraries. I’ll save this under the name: “Versioning Enabled”.

Sharegate

Select the site where you want to apply your condition and hit next. You’ll see that the conditions will be applied to your site and you’ll be able to use the preset several times as it was saved.

This can be very useful for:

  • You want to minimize the User Input
  • You want to automatize some monkey work
  • You want to minimize user errors
  • You want to avoid “I forgot to do it, because …”
  • You want to have REAL governance in your SharePoint Infrastructure.

Sharegate

Again when you want to enable versioning on SharePoint sites, don’t make all this work again, just select your preset as shown and you’re almost done!

Sharegate

I can conclude and only recommend you the Sharegate Governance tool. You won’t anymore loose time for monkey work and the user input will be minimized. For a real governance you can create several presets and begin to manage your SharePoint Infrastructure Farm.

Enjoy!

Gokan

TechDays 2014 à Paris : une implication impressionnante des MVP francophones

L’évènement le plus reconnu et attendu en France par les professionnels de l’informatique, les TechDays France 2014, a eu lieu les 11, 12 et 13 Février dernier. L’évènement s’est tenu au Palais des Congrès à Paris pour la 8ème édition consécutive et sous le thème du « Digital is business ! ».
Après plusieurs éditions, cet évènement est toujours considéré comme l’évènement Microsoft le plus important en France, et il est complétement gratuit pour les participants. 5500 M2 d’exposition étaient disponibles, permettant aux visiteurs de rencontrer l’un des 140 partenaires et sponsors présents.
Cette année, plus de 19 000 visiteurs ont poussé les portes du Palais des Congrès pour participer à l’une des Keynotes ou autres sessions proposées.
Cet évènement a été relayé par une chaine de télévision web, animée par 5 chroniqueurs qui ont notamment proposé des interviews spéciales d’employés Microsoft ou de MVP. Ceci a permis aux spectateurs web de suivre l’évènement en partie en direct. Par le biais de ce canal, l’évènement a été suivi par un le nombre impressionnant de 68 000 spectateurs web, soit une hausse de 113% par rapport à l’année dernière.
Cette année il était possible d’assister à 3 plénières, l’une dédiée aux développeurs, la seconde aux professionnels de l’IT, et la dernière aux décideurs. Le visiteur avait également le choix parmi près de 300 sessions proposées. Les conférences étaient essentiellement orientées sur les nouveautés et mises à jour des produits Microsoft mais aussi sur des thèmes actuels, tels que le  Cloud Computing, le développement web, les applications et la mobilité, le Big Data, la consumérisation de l’IT , le Cloud privé, les nouveaux usages collaboratifs, les réseaux sociaux…
Comme toujours, les MVP francophones ont joué un rôle majeur dans cet évènement couvrant 19% des sessions. 61 MVP, plus 3% par rapport à l’année précédente, ont délivré 58 sessions. Dans le même temps, 89 MVP, soit 37% de plus que l’an dernier, ont été actifs dans l’espace d’exposition, reconnaissables par leur T-shirt violet « Ask The Expert » et assistant les visiteurs en répondant à leurs questions techniques. Cette année, nous disposions également d’un stand Communautés, considéré comme le point de rencontre pour les trois jours qu’a duré l’évènement. Sur ce stand, les MVP volontaires et les experts techniques avaient la possibilité de présenter en 15 minutes leur communauté ou un projet communautaire sur lequel ils travaillent : une vingtaine de courtes présentations ont ainsi été délivrées aux visiteurs intéressés.
En tant qu’évènement dans l’évènement, a été organisée une cérémonie afin de récompenser la meilleure application Windows, the « Windows Apps Award ». Dans la catégorie Grand Public, l’application gagnante a été « 6snap », 1èreapplication complète Snapchat pour Windows Phone : Prendre une photo ou une vidéo, ajouter un titre et l’envoyer à un ou plusieurs amis. Cette application a été développée par l’impressionnant et désormais renommé MVP Français nommé sur l’expertise Windows Phone Development, Rudy Huyn. Félicitations à lui !
Pendant la soirée du 13 Février, a été co-organisée par le responsable du programme Touch Communities, Vincent Pereira, par les responsables MSP Sherley Frydman et Othman Chiheb ainsi que par la Community Program Manager Martine Thiphaine, une sympathique soirée au « Palais M ». Environ 130 experts des Communautés ont participé à cette soirée.
Tous ensemble, accompagnés également d’évangélistes de Microsoft France, ces acteurs communautaires ont beaucoup discuté, partagé des expériences et leur passion pour les produits Microsoft. Et surtout ils se sont amusés ! Dans un cadre un peu moins formel, les discussions ont été une grande opportunité de collaboration et de réseautage.
Cette manifestation devenue incontournable a bien sûr été couverte par la presse, en particulier par le magazine ITPro en impliquant divers MVP. Le magazine ITPro a publié une édition spéciale pour le mois de Février incluant 9 articles écrits par des MVP francophones. Ils ont procédé à une série d’interviews qui sera bientôt disponible sur leur site. Dans le même temps, le magazine PROGRAMMEZ!, plus orienté sur le développement des technologies, a publié dans son édition de Février, 8 articles écrits par des MVP francophones.
Une interview de Samuel Blanchard, MVP Windows Phone Development, a été réalisée par le site internet « Mon Windows Phone » et est disponible ici.
Cette manifestation est maintenant révolue, et chacun d’entre nous est déjà en train de penser à l’édition de l’année prochaine. Une certitude indéniable est que les MVP francophones et les experts des Communautés sont toujours volontaires et très enthousiastes à l’idée de prendre part à cet évènement récurrent de qualité !
reference: http://mvp.microsoft.com/fr-fr/mvp/storydetails.aspx?id=20140418112323

[Office 365] : Scan this code with your phone or tablet to open

We all know that Microsoft is working very hard to make our life easier by adding new improved features on Office 365 or even on other platforms like http://officeonline.com. As I’m working with my tenant several times in a day, I saw a new update on Office 365. I never saw any comment, any mention or any blogpost about this new feature.

If you have a Document library on your SharePoint Online, you should see a little phone function. Click on any document, and to the right you should see a little phone icon.

PhoneIcon

When you hit the phone icon, a new window will open with a QR code. Scan this code with your phone or tablet and it should open the document. As I have an old blackberry 9900 I can’t test this option now. (I’m waiting for the Nokia Lumia 930 ^^)

new2

Useful or not, only the time should tell us.

Enjoy!

Gokan

SharePoint 2010: Orphan Search Scopes in a Cross-Farm (Updated v2)

A search scope defines a subset of information in the search index. Users can select a search scope when performing a search to restrict search results to the subset of information that they want.

This can be very useful for an intranet with a high amount of documents. Users can refined their search and find any information many times easier.

You can check here for managing and configuring SharePoint Search Scopes: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee792872(v=office.14).aspx

If you already have a lot of scopes under SharePoint you can use PowerShell to get a list of them:

Orphan Search Scopes

Orphan Search Scopes

  • Run Powershell with Administrator Rights
  • Hit Get-SPEnterpriseSearchQueryScope
  • Provide your Search Service Application and hit Enter

You can get the all the scopes existing on your Search Service Application, but as you have many scopes on the Search Service Application (orphan scopes).

When you restore the site and re-enable the feature who creates the Search Scopes or when you run a Content Deployment it’s quite possible that SharePoint recreates the Scopes.

So, if you want to delete all the “orphan” scopes you need to execute the following script!

$searchapp = Get-SPEnterpriseSearchServiceApplication “SEARCH SERVICE NAME$scopes = $searchapp | Get-SPEnterpriseSearchQueryScope | ? {$_.owningsite -eq $null -and $_.canbedeleted}| select name, owningsite ,canbedeleted
$scopes | % { $_.delete()}

Cross farm environment.

This is true when we are talking about a single server environment and not about a cross farm environment with several search services or instances. If you have cross farm architecture and if your main site (www.neoxy.be ) is being used on several application or web front-ends, well, your so-called orphan search scopes aren’t really orphan.

Take the example that you have a Managed Farm in your corporate where all the SharePoint Service Applications are running. You cannot reach the internal domain from the internet. This means that there isn’t any interaction between the internal servers and DMZ Servers. If you still want to use the Service Application from the managed farm you’ll need to use a Service Application Proxy to be able to get the internal data/crawler/index from the Intranet zone to the Internet zone.

Search Scopes

But when you try to connect to the Search Service Application to check witch scopes you have or to do any day to day task, Powershell doesn’t like that. You’ll get a strange error thay warns you. The Get-SPEnteropriseSearchServiceApplicationProxy is not found. Quite true because this is the classical way to use the Search Service Application and not the Proxy.

Scopes

To avoid this error, log onto the Web Front End and use a/the Farm Administrator Account with access to the SharePoint_Shell_Access. Open the SharePoint 2010 Management Shell with elevated permissions (Run as Administrator) and hit the following.

  • $siteName = “http://www.neoxy.be”
  • $scopeName = “Neoxy”
  • $site = Get-SPSite -Identity $siteName
  • $ServiceContext = [Microsoft.SharePoint.SPServiceContext]::GetContext($site)
  • $remotescope = new-object Microsoft.Office.Server.Search.Administration.remotescopes($ServiceContext)
  • $scope = $remotescope.GetScope($siteName, $scopeName)

Scopes 2

When you’ve done all of the previous steps you’ll be able to see the content of your $scope variable. So, before deleting any scope, be sure to check every farm where your site is hosted. It’s not because you’re not seeing any count value on a specific farm that the scope is orphan.

Scopes

Enjoy!

Gokan

#SP24 One minute presentation video – 17 April 02:00 PM #SP24S013

I’m very pleased to share that I will be speaking at the first 24-Hour SharePoint Conference on April 16 – 17th.

My session is on the SharePoint Customer Audit Process and … eh, you can watch it here:

Join me at 02:00 PM on April 17 2014 with the following has tag: #SP24S013